La place de la signature électronique dans la gestion des contrats en entreprise est grande, car présentant de nombreux avantages. Elle permet de prouver l’authenticité des documents d’une entreprise.

Elle joue également un rôle primordial dans le processus de dématérialisation de ses activités et opérations. Cela représente un véritable atout pour les entreprises qui doivent signer de nombreux contrats.

Voici quelques avantages de la signature électronique dans la gestion des contrats en entreprise.

La réduction des coûts

L’utilisation de la signature électronique impacte considérablement les coûts associés à l’impression de documents. En effet, en adoptant la signature électronique, une entreprise n’a plus besoin d’imprimer ses contrats. Cela lui permet ainsi de réaliser des économies sur les frais d’impression.

Les imprimantes et les scanners sont par ailleurs moins sollicités. Les coûts inhérents à leur entretien sont donc réduits. Il faut noter également que les frais dépensés dans l’achat d’outils de bureau pour l’archivage des documents chutent considérablement.

Étant donné que les documents à signer sont désormais numérisés, ils peuvent être directement envoyés en ligne. Il n’y a donc plus besoin de payer un coursier ou de dépenser des frais postaux pour l’envoi des courriers.

L’amélioration de l’expérience client

La relation client est au cœur du développement d’une entreprise. Et la qualité de l’expérience vécue par le client dans ses interactions avec l’entreprise y joue un rôle très important.

Pour la signature de contrats dans le cadre d’un partenariat B2B, la signature électronique peut contribuer à l’amélioration de l’expérience client, elle lui simplifie la vie. En effet, ce dernier peut facilement signer les documents sans avoir à trainer de la paperasse avec lui.

Par ailleurs, en B2C, pour les formulaires d’achat nécessitant une signature, le client peut parapher sans difficulté depuis chez lui. Et il peut le faire à partir de n’importe quel support.

Cette simplicité dans le processus de signature est très intéressante et permet d’optimiser l’expérience client. Et cela n’est pas sans conséquence positive dans la fidélisation de ce dernier.

La réduction de l’empreinte écologique

L’utilisation de la signature électronique dans la gestion des contrats en entreprise permet en outre de préserver l’environnement.

La production de papier, d’encre et de nombreux autres éléments indispensables à l’impression des documents a un gros impact environnemental. La consommation en bois et en eau nécessaire à la production du papier par exemple accroît la déforestation de manière significative.

Cliquez ici pour en savoir plus sur l’impact environnemental du papier.

La garantie écologique est ainsi l’un des avantages de la signature électronique dans la gestion des contrats en entreprise.

Autres avantages de la signature électronique dans la gestion des contrats en entreprises

Les avantages de la signature électronique ne se limitent pas à la réduction des coûts, l’optimisation de l’expérience client ou la préservation de l’environnement.

Gain de temps

Le temps est sans conteste une denrée rare, et il est indispensable d’en faire une gestion efficiente. C’est en cela que l’utilisation de la signature électronique est particulièrement intéressante.

De l’impression jusqu’à l’envoi des documents, la signature d’un contrat peut faire perdre beaucoup de temps. Mais la signature électronique ne nécessite que quelques minutes. La rapidité du processus permet de gagner considérablement du temps.

Sécurisation des contrats

La signature électronique obéit à de nombreuses réglementations. Elle a une réelle valeur juridique, égale à celle de la signature manuscrite. Elle offre par ailleurs plus de fiabilité et une traçabilité des documents.

Pour en savoir plus sur les fonctions de sécurité de la signature électronique, vous pouvez visiter cette page.

La signature électronique se décline en trois niveaux. Il s’agit de :

• La signature simple ;
• La signature avancée ;
• La signature qualifiée.

Quel que soit son niveau, la signature électronique permet de sécuriser et d’attester l’authenticité des contrats. Il n’est pas possible de modifier ou de falsifier les documents une fois qu’ils sont signés.

De plus, la signature électronique permet de vérifier l’identité des signataires. Cela protège contre toute usurpation d’identité. La signature électronique dans la gestion des contrats en entreprise offre ainsi une réelle garantie de sécurité.